予約状況を記録するサイクル

 予約状況の定期登録は、無理のない程度に、サボらない程度に

本ブログにて何度か書かせていただいている通り、本ツールの運用には、向こう3ヶ月程度の「日別の予約状況」を、1週間に一度や5日ごとといったサイクルで本ツールにコピー＆貼り付けで「登録」してゆく作業を行っていただく運用が必要になります。

前日や当日夜にまで予約が急伸する「ビジネスホテルのレベニューマネジメント」ならば、PMSと接続したレベニューマネジメントツールで「毎日の変化を見ないといけないでしょ」「競合ホテルが料金を変えてきたらすぐに追随しないといけないでしょ」となるのですが、旅館や民宿であればそこまでの常時監視体制は不要です。

※TLリンカーンや手間いらずからの通知で「特定の日の予約が急に伸び始めた」といった際の急ぎの対応はまた別の話です。

では、実際にはどの様なサイクルで登録するのが良いでしょうか。

オススメは「5と0がつく日に必ず登録　月末30日は飛ばして月初1日にまとめる」です。

これまで「5日置き」と簡単に書いていましたが、言葉のまま厳密にやろうとすると「前回登録したのは何日前だっけ？」と混乱してしまいます。現場が混乱するものは長続きしない...。ですので、「5と0がつく日」と決めてしまうことをオススメします。そうすると、月末月初を除いて基本的には5日ごとの等間隔となります。

ここに月初1日を加えてください。1日の登録だけは、終わった前月分の日別状況も「確定値」として記録をしてください。代わりに月末の30日は飛ばしてもOKです（6月30日と7月1日の2日続けて登録してもあまり意味が無いため）。
※面倒なので「1と6のつく日（ただし31日は飛ばす）」としてしまうのも良い案ですね。

上記のサイクルで「向こう3ヶ月」の予約状況を登録する場合、次の様な運用がイメージされると思います。

【パターンA　月初だけ前月分を加えた4ヶ月分を記録】

2月1日：前月(1月)＋今月(2月)＋来月(3月)＋再来月(4月)の計4ヶ月分を登録
2月5日：今月(2月)＋来月(3月)＋再来月(4月)の3ヶ月分
2月10日：今月(2月)＋来月(3月)＋再来月(4月)の3ヶ月分
2月15日：今月(2月)＋来月(3月)＋再来月(4月)の3ヶ月分
2月20日：今月(2月)＋来月(3月)＋再来月(4月)の3ヶ月分
2月25日：今月(2月)＋来月(3月)＋再来月(4月)の3ヶ月分
3月1日：前月(2月)＋今月(3月)＋来月(4月)＋再来月(5月)の計4ヶ月分を登録

ただ、こうすると利用日5月31日の予約状況は91日前から記録される（5/31 - 3/1 = 91日）のですが、利用日5月1日の予約状況は61日前からしか記録されません（5/1 - 3/1 = 61日）。

「3ヶ月前≒90日前から記録している」というにはちょっと不足する感じですので、月の半ばを過ぎたあたりからは再々来月も含めた4ヶ月分の登録とするのが良いと思います。

【パターンB　月初は前月分をプラス、20日以降は再々来月分もプラス】

2月1日：前月(1月)＋今月(2月)＋来月(3月)＋再来月(4月)の計4ヶ月分を登録
2月5日：今月(2月)＋来月(3月)＋再来月(4月)の3ヶ月分
2月10日：今月(2月)＋来月(3月)＋再来月(4月)の3ヶ月分
2月15日：今月(2月)＋来月(3月)＋再来月(4月)の3ヶ月分
2月20日：今月(2月)＋来月(3月)＋再来月(4月)＋再々来月(5月)の4ヶ月分
2月25日：今月(2月)＋来月(3月)＋再来月(4月)＋再々来月(5月)の4ヶ月分

こうすると、利用日5月31日の予約状況は100日前から記録の記録（5/31 - 2/20 = 100日）、利用日5月1日の予約状況は70日前からの記録（5/1 - 2/20 = 70日）となります。

登録できる担当が1人しかいないので柔軟に休みが取れなくなる...ならば出勤率の高い「毎週土曜日」などに決めるのもありです。

登録できる人が2人程度いる状況で「メインの人が休みの場合は別の人が代行する」様なことができれば理想なのですが、なかなかそうは行かないと思います。

実際には「5と0のつく日のはずが5日は休みだったので6日や7日に登録した」となっても大勢に影響ありません。問題なのは「引き継ぎを忘れてしまって前回から10日も空いてしまった」というような状況が頻繁に起きてしまうこと。このシステムは予約状況の蓄積が生命線なので、それが途切れてしまうと非常にもったいないことになります。

そうなるくらいならば、登録頻度が下がってしまいますが出勤率の高い土曜日に登録といったルールにするのも良いでしょう。曜日にしておくとリズムを体が覚えやすいということもあります。

なぜ「5と0のつく日がオススメ」なのかというと

宿泊予約状況表の「前年」表示　24年2月1日時点の2月予約状況

宿泊予約状況表の「本年」表示　25年2月1日時点の2月予約状況

曜日ではなく「日」を決めての予約状況登録をオススメするのには理由があります。

日を決めて登録しておくと「本年の今の予約状況」を「前年の同時期状況」と比較する際に「全く同じ日付時点」で対比できるからです。

曜日を決めた登録の場合、だいたい同時期との比較になってしまいます（だいたい同時期のものと比較できるだけでも十分に対策が打てますが）。

ビジネスホテルの様に「無理して」毎日記録する必要もありませんが、一度決めたサイクルにしたがって「サボらずに」登録を継続することが大事です。